Посібник Excel крок за кроком

Використання Excel не так складно, як здається

Excel - програма електронних електронних таблиць, яка використовується для зберігання, організації та обробки даних. Дані зберігаються в окремих клітинках, які зазвичай організовані в ряд стовпців і рядків на робочому аркуші; ця колекція стовпців і рядків називається таблицею.

Програми електронних таблиць також можуть виконувати обчислення даних за допомогою формул. Щоб полегшити пошук та зчитування інформації на робочому аркуші, Excel має ряд функцій форматування, які можна застосувати до окремих комірок, рядків, стовпців та цілих таблиць даних.

Оскільки кожен робочий аркуш в останніх версіях Excel містить мільярди комірок на робочому аркуші, кожна комірка має адресу, відому як посилання на комірку, так що на неї можна посилатись у формулах, діаграмах та інших функціях програми.

У цьому підручнику включені теми:

  • Внесення даних у таблицю
  • Розширення окремих стовпців робочого аркуша
  • Додавання поточної дати та названого діапазону до робочого аркуша
  • Додавання формули вирахування
  • Додавання формули чистої зарплати
  • Копіювання формул за допомогою ручки заповнення
  • Додавання форматування чисел до даних
  • Додавання форматування комірок

Введення даних у ваш робочий лист

Введення даних підручника.

Введення даних у клітинки робочого аркуша - це завжди триетапний процес; ці кроки такі:

  1. Клацніть на клітинку, куди потрібно передати дані.
  2. Введіть дані в комірку.
  3. Натисніть клавішу Enter на клавіатурі або натисніть на іншу клітинку мишкою.

Як було сказано, кожна комірка на робочому аркуші ідентифікується за адресою або посиланням комірки, яка складається з літери стовпця та номера рядка, що перетинаються у місці розташування комірки. Під час написання посилання на клітинку завжди пишеться лист стовпця, а потім - номер рядка - наприклад, A5 , C3 або D9 .

Вводячи дані для цього підручника, важливо ввести дані у правильні комірки робочого аркуша. Формули, введені на наступних етапах, використовують посилання на комірки даних, введених зараз.

Щоб виконати цей підручник, використовуйте посилання на комірки даних, показаних на зображенні вище, щоб ввести всі дані в порожній робочий лист Excel.

Розширення стовпців в Excel

Розширення стовпців для відображення даних.

За замовчуванням ширина комірки дозволяє відображати лише вісім символів будь-якого введення даних до того, як дані перекидаються на наступну клітинку праворуч. Якщо клітинка або комірки праворуч порожні, введені дані відображаються на робочому аркуші, як це видно із заголовком робочого аркуша Розрахунки вирахування для працівників, введених у комірку А1 .

Якщо комірка праворуч містить дані, то вміст першої комірки усікається до перших восьми символів. Кілька комірок даних, введених на попередньому етапі, такі як мітка Відрахування швидкості: введені в комірку B3 та Томпсон А. введені в комірку A8 усічені, оскільки комірки праворуч містять дані.

Щоб виправити цю проблему, щоб дані були повністю видимими, стовпці, що містять ці дані, потрібно розширити. Як і у всіх програмах Microsoft, існує кілька способів розширення стовпців. Наведені нижче кроки пояснюють, як розширити стовпці за допомогою миші.

Розширення окремих стовпців робочого листа

  1. Помістіть вказівник миші на рядок між стовпцями А та В у заголовку стовпця.
  2. Вказівник зміниться на двоголову стрілку.
  3. Клацніть і утримуйте ліву кнопку миші та перетягніть стрілку з двосторонньою стрілкою праворуч, щоб розширити колонку A, поки не буде видно весь запис Томпсона А.
  4. Розгорніть інші стовпці, щоб відобразити дані за потребою.

Ширини стовпців та заголовки робочого листа

Оскільки заголовок робочого аркуша настільки довгий порівняно з іншими мітками у стовпці А , якби цей стовпець був розширений, щоб відобразити весь заголовок у комірці А1 , робочий аркуш буде не тільки виглядати дивним, але й ускладнить використання робочого аркуша через пробіли між мітками зліва та іншими стовпцями даних.

Оскільки в рядку 1 немає інших записів, невірно просто залишити заголовок таким, який він є - перелившись у клітинки праворуч. Крім того, у Excel є функція під назвою merge and center, яка буде використана на наступному кроці для швидкого центрування заголовка над таблицею даних.

Додавання дати та іменованого діапазону

Додавання іменного діапазону до робочого листа.

Зазвичай це додати дату до електронної таблиці - досить часто вказувати, коли аркуш востаннє оновлювався. У Excel є ряд функцій дати, які полегшують введення дати в робочий аркуш. Функції - це лише вбудовані формули в Excel для полегшення виконання загальновиконаних завдань - наприклад, додавання дати до робочого аркуша.

Функція TODAY проста у використанні, оскільки вона не має аргументів - це дані, які потрібно надати функції, щоб вона працювала. Функція СЬОГОДНЯ також є однією з мінливих функцій Excel, що означає, що вона оновлюється кожен раз при перерахунку - що зазвичай буває коли-небудь відкритим робочим аркушем.

Додавання дати за допомогою функції СЬОГОДНЯ

Наведені нижче дії додадуть функцію СЬОГОДНЯ до комірки С2 робочого аркуша.

  1. Клацніть на клітинку С2, щоб зробити її активною коміркою.
  2. Клацніть на вкладці Формули стрічки .
  3. Натисніть на дату та час на стрічці, щоб відкрити список функцій дати.
  4. Клацніть на функцію Today, щоб відкрити формулу формул .
  5. Клацніть Готово у вікні, щоб увійти до функції та повернутися до робочого аркуша.
  6. Поточну дату слід додати до комірки С2.

Бачити ###### Символи замість дати

Якщо рядок символів хеш-тегів з’являється в комірці С2 замість дати після додавання функції СЬОГОДНЯ до цієї комірки, це тому, що комірка недостатньо широка для відображення відформатованих даних.

Як уже згадувалося раніше, неформатовані цифри або текстові дані переливаються на порожні комірки праворуч, якщо вони занадто широкі для комірки. Дані, відформатовані як певний тип номера - наприклад, валюта, дати чи час, однак не переливаються на наступну клітинку, якщо вони ширші за клітинку, де вони знаходяться. Натомість вони відображають помилку ###### .

Щоб виправити проблему, розгорніть стовпчик C, використовуючи метод, описаний на попередньому кроці підручника.

Додавання названого діапазону

Іменований діапазон створюється, коли одній або більше комірок присвоєно ім'я, щоб полегшити їх ідентифікацію. Іменовані діапазони можуть використовуватися як заміна посилання на комірки при використанні у функціях, формулах та діаграмах. Найпростіший спосіб створити названі діапазони - використовувати поле імен, розташоване у верхньому лівому куті робочого аркуша над номерами рядків.

У цьому підручнику ставка імені буде вказана в комірці С6 для визначення ставки відрахування, застосованої до зарплати працівників. Названий діапазон буде використаний у формулі вирахування, яка буде додана до комірок C6 до C9 робочого аркуша.

  1. Виберіть комірку C6 на робочому аркуші.
  2. Введіть швидкість у поле Ім'я та натисніть клавішу Enter на клавіатурі
  3. Стільниця С6 тепер має назву швидкості.

Ця назва буде використана для спрощення створення формул Відрахування на наступному кроці підручника.

Введення формули відрахувань працівника

Введення формули вирахування.

Формули Excel дозволяють виконувати обчислення даних про кількість, введених у робочий аркуш. Формули Excel можуть використовуватися для розбивання базових чисел, таких як додавання чи віднімання, а також для більш складних обчислень, таких як пошук середнього показника для результатів тестування та обчислення іпотечних платежів.

  • Формули в Excel завжди починаються зі знаку рівності ( = ).
  • Знак рівності завжди вводиться в клітинку, де ви хочете відобразити відповідь.
  • Формула завершується натисканням клавіші Enter на клавіатурі.

Використання посилань на комірки у формулах

Поширений спосіб створення формул в Excel включає введення даних формули в комірки робочого листа, а потім використання посилань на комірки для даних у формулі замість самих даних.

Основна перевага цього підходу полягає в тому, що якщо пізніше виникає необхідність зміни даних, це проста проблема заміни даних у клітинках, а не переписування формули. Результати формули оновлюються автоматично, коли дані змінюються.

Використання названих діапазонів у формулах

Альтернативою посиланням на комірки є використовувані названі діапазони - наприклад, названа швидкість діапазону, створена на попередньому кроці.

У формулі названий діапазон функціонує так само, як і посилання на клітинку, але зазвичай він використовується для значень, які використовуються кілька разів в різних формулах - наприклад, ставка відрахування на пенсії або пільги за здоров'я, ставка податку або наукова ставка константа - тоді як посилання на клітини є більш практичними у формулах, які посилаються на конкретні дані лише один раз.

Введення формули відрахувань працівника

Перша формула, створена в комірці С6 , помножить валову заробітну плату працівника Б. Сміта на коефіцієнт відрахування в клітинку С3 .

Готовою формулою в комірці С6 буде:

= Ставка B6 *

Використовуючи вказівник для введення формули

Хоча можна просто ввести вищевказану формулу в клітинку C6 і мати правильну відповідь, краще використовувати вказівник, щоб додати посилання на комірки до формул, щоб мінімізувати можливість помилок, створених введенням неправильної посилання на клітинку.

Вказівка ​​включає в себе натискання на клітинку, що містить дані, за допомогою вказівника миші, щоб додати до формули посилання на клітинку або названий діапазон.

  1. Клацніть на клітинку C6, щоб зробити її активною коміркою.
  2. Введіть знак рівності ( = ) у комірку С6, щоб розпочати формулу.
  3. Клацніть на клітинку B6 вказівником миші, щоб додати цю посилання на формулу після знака рівності.
  4. Введіть символ множення ( * ) у комірку С6 після посилання на клітинку.
  5. Клацніть на клітинку C3 за допомогою вказівника миші, щоб додати названу швидкість діапазону до формули.
  6. Натисніть клавішу Enter на клавіатурі, щоб завершити формулу.
  7. Відповідь 2747.34 повинна міститись у комірці С6 .
  8. Навіть незважаючи на те, що відповідь на формулу показано у комірці C6 , натискання на цю клітинку відобразить формулу = B6 * rate, у рядку формул над робочим аркушем

Введення в формулу чистої зарплати

Введення в формулу чистої зарплати.

Ця формула створюється у комірці D6 і обчислює чисту зарплату працівника шляхом віднімання суми відрахування, обчисленої у першій формулі, із валової заробітної плати . Готовою формулою в комірці D6 буде:

= В6 - С6
  1. Клацніть на клітинку D6, щоб зробити її активною коміркою.
  2. Введіть знак рівності ( = ) у комірку D6 .
  3. Клацніть на клітинку B6 вказівником миші, щоб додати цю посилання на формулу після знака рівності.
  4. Введіть знак мінус ( - ) у комірку D6 після посилання на клітинку.
  5. Клацніть на клітинку C6 вказівником миші на посилання на цю клітинку до формули.
  6. Натисніть клавішу Enter на клавіатурі, щоб завершити формулу.
  7. Відповідь 43 041,66 повинна бути присутня в комірці D6 .

Відносні посилання на клітинки та формули копіювання

Поки що формули відрахувань та чистої заробітної плати були додані лише до однієї комірки на робочому аркуші - C6 та D6 відповідно. В результаті робочий аркуш наразі заповнений лише для одного співробітника - Б. Сміта .

Замість того, щоб перейняти багато часу завдання відтворення кожної формули для інших співробітників, Excel дозволяє за певних обставин формули копіювати в інші комірки. Ці обставини найчастіше пов'язані з використанням у формулах певного типу посилання на клітинку - відомого як відносна клітинна клітина.

Посилання на комірки, які були введені у формули на попередніх етапах, були відносними посиланнями на комірки, і вони є типовим типом посилання на клітинку в Excel, щоб зробити копіювання формул максимально простим.

На наступному кроці підручника використовується ручка заповнення, щоб скопіювати дві формули в рядки нижче, щоб заповнити таблицю даних для всіх співробітників.

Копіювання формул за допомогою заливки

Використання ручки заповнення для копіювання формул.

Ручка заливки - це невелика чорна крапка або квадрат у правому нижньому куті активної комірки. Ручка заповнення має ряд застосувань, включаючи копіювання вмісту комірки до сусідніх комірок. заповнення комірок рядом цифр або текстових міток та копіювання формул.

На цьому кроці підручника ручка заповнення буде використовуватися для копіювання формул вирахування та чистої заробітної плати з комірок C6 і D6 вниз до комірок C9 і D9 .

Копіювання формул за допомогою заливки

  1. Виділіть клітини B6 і C6 на робочому аркуші.
  2. Помістіть вказівник миші на чорний квадрат у правому нижньому куті комірки D6 - вказівник зміниться на знак плюс ( + ).
  3. Клацніть та утримуйте ліву кнопку миші та перетягніть ручку заповнення вниз до комірки C9 .
  4. Відпустіть кнопку миші - клітини C7 до C9 повинні містити результати формули вирахування, а комірки від D7 до D9 - формула чистої заробітної плати .

Застосування форматування чисел у Excel

Додавання форматування чисел до робочого листа.

Форматування чисел означає додавання символів валюти, десяткових маркерів, відсоткових знаків та інших символів, які допомагають ідентифікувати тип даних, наявних у комірці, та полегшують їх читання.

Додавання символу відсотків

  1. Виберіть клітинку C3, щоб виділити її.
  2. Клацніть на вкладці Домашня стрічка .
  3. Клацніть на загальну опцію, щоб відкрити спадне меню Формат чисел .
  4. У меню натисніть на пункт Відсоток, щоб змінити формат значення в комірці C3 від 0,06 до 6%.

Додавання символу валюти

  1. Виберіть клітини від D6 до D9, щоб виділити їх.
  2. На вкладці « Головна» стрічки натисніть на загальну опцію, щоб відкрити спадне меню Формат чисел .
  3. Клацніть на валюті в меню, щоб змінити форматування значень у клітинках D6 до D9 на валюту з двома десятковими знаками.

Застосування форматування комірок в Excel

Застосування форматування комірок до даних.

Форматування комірок відноситься до параметрів форматування - таких як застосування жирного форматування до тексту чи чисел, зміна вирівнювання даних, додавання меж комірок або використання функції злиття та центрації для зміни зовнішнього вигляду даних у комірці.

У цьому підручнику вищезазначені формати комірок будуть застосовані до конкретних комірок на робочому аркуші, щоб вони відповідали готовому робочому аркушу.

Додавання жирного форматування

  1. Виберіть клітинку A1, щоб виділити її.
  2. Клацніть на вкладці Домашня стрічка .
  3. Клацніть на варіант Жирне форматування, як визначено на зображенні вище, щоб виділити жирні дані в комірці A1 .
  4. Повторіть вищевказану послідовність кроків, щоб виділити жирні дані в клітинках від A5 до D5 .

Зміна вирівнювання даних

Цей крок змінить ліве вирівнювання кількох комірок за замовчуванням на вирівнювання по центру.

  1. Виберіть клітинку C3, щоб виділити її.
  2. Клацніть на вкладці Домашня стрічка .
  3. Клацніть на параметр вирівнювання по центру, як визначено на зображенні вище, щоб відцентрувати дані у комірці C3 .
  4. Повторіть вищевказану послідовність кроків для центрального вирівнювання даних у клітинках A5 до D5 .

Злиття і центральні комірки

Параметр Злиття та Центр об’єднує кількість вибраних в одну клітинку і центрирує введення даних у крайній лівій комірці через нову об'єднану комірку. Цей крок об'єднає та зосередить назву робочого аркуша - Розрахунки вирахування для працівників.

  1. Виберіть клітини від А1 до Д1, щоб виділити їх.
  2. Перейдіть на вкладку Головна на стрічці .
  3. Клацніть на варіант Злиття та центр, як визначено на зображенні вище, щоб об'єднати комірки А1 у Д1 та відцентрувати заголовок серед цих комірок.

Додавання нижньої межі до клітин

Цей крок додасть нижні межі до комірок, що містять дані у рядках 1, 5 та 9

  1. Виберіть об'єднану комірку від A1 до D1, щоб виділити її.
  2. Клацніть на вкладці Домашня стрічка .
  3. Клацніть стрілку вниз поруч із параметром " Межі ", як визначено на зображенні вище, щоб відкрити спадне меню "Межі".
  4. Клацніть на меню " Нижня межа " у меню, щоб додати рамку до нижньої частини об'єднаної комірки.
  5. Повторіть вищевказану послідовність кроків, щоб додати нижню межу до осередків A5 до D5 та до клітин A9 до D9 .