Правила надсилання початкового чату чи тексту

Як бути ввічливим, якщо ваш одержувач вас не знає

Якщо ви звикли надсилати текстові повідомлення або використовувати обмін миттєвими повідомленнями (IM) для спілкування з друзями та колегами, ви можете не усвідомлювати, як повідомлення від когось невідомого може здатися абсолютно випадковим для нового контакту. Коли вам потрібно вперше комусь надіслати повідомлення чи чат, особливо якщо вони не мають підстав очікувати вашого спілкування, пам’ятайте про ці правила здорового глузду.

Запитайте дозволу на текст

Якщо можливо, запитайте особисто або по телефону або електронною поштою, як люди вважають за краще контактувати. Ви можете виявити, що у них обмежений план надсилання текстових повідомлень, що використання чату не перешкоджає їхньому робочому місці або вони просто віддають перевагу електронною поштою.

Представтеся

Коли ви вперше надсилаєте текстові повідомлення чи чаті, представіть себе. Нагадуйте одержувачу про будь-які попередні повідомлення (див. Вище) або, якщо таких не було, повідомте їм, як ви їх знайшли та чому з ними зв’язуєтесь. Ось кілька прикладних сценаріїв:

  • "Привіт Еліс, я Джоан Сміт з XYZ Consultants. Мене скерувала до тебе Салі Джонс. У вас є час поговорити про новий проект Салі?"
  • "Привіт Пенні, це Кайлі з вечірки Джо Дженкінса. Я дуже хочу прочитати ту книгу, яку ти рекомендував, але у мене виникають проблеми з її пошуку. Будь-які ідеї?"
  • Привіт, це Бред Джонс з бухгалтерії, у мене питання щодо вашого запиту на відшкодування. У вас є час відповісти на це зараз, чи я вам подзвоню пізніше? "

Використовуючи такий вид вступу, ви уникнете випадковості того, що ваше повідомлення буде випадковим або адресовано невірній особі. Ви можете використовувати подібну стратегію, якщо вам потрібно зв’язатися з ким-небудь після того, як ви не контактуєте з ними протягом певного періоду часу.

Будьте коротко

Почніть із вступу та контексту лише до тих пір, поки одержувач не відповість. В іншому випадку ви можете скласти та надіслати детальне повідомлення, яке ніколи не бачили.

Якщо ви не отримаєте жодної відповіді, ввічливо слідкуйте

Надсилання текстового повідомлення чи чату та отримання відповіді не обов'язково означає, що вас ігнорують. Швидше за все, одержувач на даний момент просто не стежить за своїм телефоном чи комп’ютером. Через відповідний проміжок часу перейдіть до іншого повідомлення. Ви також можете спробувати зв’язатися з одержувачем електронною поштою або телефоном. Якщо це робоча ситуація, ви також можете спробувати зупинитися біля їх столу.