Як експортувати дані з форми слова в Excel

Ви можете легко експортувати дані форми Word у Excel за кілька простих кроків

Microsoft Word не має можливості безпосередньо зберігати дані форми як робочий лист Excel. Однак, пройшовши лише кілька додаткових кроків, експортувати дані з форми Word в Excel дуже просто.

Інструкції в цій статті стосуються Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel для Mac та Excel Online.

Розуміння форм слова

Форма Word містить заповнені пробіли, які полегшують людям можливість заповнення важливої ​​інформації. Зазвичай ці форми поширюються так, що багато людей можуть їх заповнити та повернути. Збір усієї інформації з цих форм та передача їх у таблицю Excel - це копіткий ручний процес. На щастя, дуже просто експортувати дані форми Word в Excel, використовуючи файли, розміщені комами.

За допомогою опцій виберіть формат, розміщений комами

Для збереження даних форми у форматі, розміщеному комами (CSV), потрібно лише кілька коригувань у вашому документі Word Word. Цей формат файлу відокремлює кожну запис форми комами. Використовуйте файли CSV для імпорту даних у Excel.

Microsoft Word досить розумний, щоб зберегти дані лише з форми у файл CSV. Додатковий текст у документі не додається у файл CSV.

Коли документ форми відкритий і заповнений даними, виберіть Файл > Параметри .

  1. Виберіть Додатково на панелі зліва від діалогового вікна Параметри.
  2. У розділі Зберегти вірність під час спільного використання цього документа розмістіть прапорець у полі поруч із Збереження даних форми як розміщений текстовий файл.
  3. Виберіть ОК, щоб закрити діалогове вікно Параметри слова.

На даний момент є два способи експорту даних у Excel. Або збережіть документ або експортуйте дані.

Використовуйте Зберегти як для експорту в CSV

Щоб зберегти документ у форматі CSV:

  1. У меню Файл виберіть Зберегти як . Діалогове вікно "Зберегти як" відкриється із уже вибраним форматом файлу TXT.
  2. Назвіть файл і виберіть Добре .
  3. З'явиться діалогове вікно з попереднім переглядом даних, які ви експортуєте з форми, у формат CSV.
  4. Виберіть Добре, щоб експортувати дані.

Word витягує дані форми, які були введені у форму у вигляді .csv- файлу, який можна відкрити за допомогою Excel. Слово вставляє коми між полями. Excel використовує коми для поділу даних на конкретні комірки.

Використовуйте Експорт, щоб зберегти в CSV

Щоб експортувати дані у файл CSV:

  1. Виберіть Файл > Експорт .
  2. Виберіть Змінити тип файлу .
  3. У розділі Типи файлів документа виберіть Звичайний текст (* .txt) .
  4. Виберіть Зберегти як, щоб відкрити діалогове вікно Зберегти як.
  5. Виберіть місце, де потрібно зберегти файл, введіть ім'я файлу та виберіть Зберегти, щоб експортувати дані.

Імпорт даних форм у Excel

Після експорту даних форми Word у формат CSV, дані готові до імпорту в Microsoft Excel.

Якщо ви відкриєте файл за допомогою Excel, ви не побачите файл у папці, де ви зберегли його, оскільки Excel за замовчуванням показує лише файли Excel.

Відкрийте файл CSV, виконавши наступні дії:

  1. Відкрийте порожній документ Excel.
  2. Виберіть Файл > Відкрити .
  3. Виберіть Огляд .
  4. У спадному списку типу файлів виберіть Усі файли (*. *) .
  5. Перейдіть до папки, в якій знаходяться експортовані дані форми Word, і виберіть текстовий файл CSV.
  6. Виберіть Відкрити .
  7. Excel відкриває майстер імпорту тексту. Виберіть Розмежування та виберіть Далі .
  8. Зніміть прапорець Tab та встановіть прапорці Comma . Потім виберіть Далі .
  9. Виберіть « Готово» .

Дані з вашої форми Word відображаються на вашому аркуші Excel.

Імпорт даних форм у існуючу електронну таблицю з Excel 2019 та 2016

Якщо ви хочете занести дані з нових форм Microsoft в одну електронну таблицю, виконайте наступні дії:

  1. Відкрийте збережений файл Excel.
  2. Створіть новий аркуш, натиснувши символ + у нижній частині існуючого аркуша.
  3. Виберіть клітинку A1 .
  4. У меню Дані виберіть Отримати дані > З файлу ,> З тексту / CSV . (У Microsoft 2010 або 2013 виберіть З тексту ).
  5. Виберіть новий текстовий файл із даними форми та виберіть Імпорт .
  6. У Майстрі виберіть Завантажити > Завантажити .
  7. У розділі Де потрібно розмістити дані, виберіть Існуючий робочий аркуш і переконайтесь, що вибрано A1 .
  8. Виберіть ОК .

Після імпортування даних форми додайте нові дані форми Word у свій головний робочий аркуш:

  1. У Word виділіть увесь рядок лише за допомогою даних.
  2. Клацніть правою кнопкою миші та виберіть Копіювати .
  3. У Excel виберіть основний робочий аркуш.
  4. Виділіть клітинку трохи нижче останнього запису на аркуші.
  5. Клацніть правою кнопкою миші та виберіть Вставити .

Імпорт даних форм у існуючу електронну таблицю з Excel 2013 та 2010

Щоб перенести дані з нових форм Microsoft в Excel 2013 або 2010, виконайте наступні дії:

  1. Відкрийте збережений файл Excel.
  2. Виберіть комірку в першому стовпчику трохи нижче наявних даних.
  3. Виберіть Дані > З тексту .
  4. Виберіть новий текстовий файл із даними форми та виберіть Імпорт .
  5. У Майстрі виберіть Розмежування та виберіть Далі .
  6. Зніміть прапорець у вкладці Tab , установіть прапорці Comma і встановіть Next .
  7. Виберіть « Готово» .
  8. У розділі Де потрібно розмістити дані, виберіть Існуючий робочий аркуш . Переконайтеся, що вибрано клітинку, куди потрібно перейти новий рядок.
  9. Виберіть ОК .

Це додає нові дані форми Word у наступний рядок вашого головного робочого аркуша.