Робіть і не вводите дані в Excel

Дізнайтеся, що робити і чого уникати при введенні даних в Excel

Правильне введення даних у електронну таблицю дозволяє уперше уникнути проблем і полегшує використання багатьох інструментів та функцій Excel, таких як формули та діаграми. Цей підручник охоплює основні дози та заборони введення даних у програми електронних таблиць, такі як Excel, Google Sheets та Open Office Calc.

Інструкції в цій статті стосуються Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel для Mac, Excel для Office 365 та Excel Online.

Огляд введення даних Excel

Робочі таблиці Excel - це потужні інструменти аналітики, які зберігають велику кількість даних. Переконайтесь, що ваші дані відображаються та аналізуються правильно, використовуючи кращі практики Excel для введення даних.

Це основні дози та про що не потрібно пам’ятати при використанні Excel:

  • Плануйте свою електронну таблицю.
  • Не залишайте порожні рядки чи стовпці під час введення пов’язаних даних.
  • Зберігайте часто і зберігайте в двох місцях.
  • Не використовуйте числа як заголовки стовпців і не включайте одиниці з даними.
  • Використовуйте посилання на комірки та названі діапазони у формулах.
  • Не залишайте розблокованими клітинки, що містять формули.
  • Сортуйте свої дані.

Плануйте свою електронну таблицю

Вводячи дані в Excel, добре планувати, перш ніж почати вводити текст. Вирішіть, як буде використовуватися робочий аркуш, дані, які він буде містити, і що буде зроблено з цими даними. Ці рішення суттєво впливають на остаточний макет робочого аркуша.

Планування перед введенням економить час пізніше, якщо електронну таблицю потрібно реорганізувати, щоб зробити її більш ефективною.

Ось декілька моментів, які слід враховувати при плануванні робочих книжок Excel:

  • Яка мета електронної таблиці?
  • Скільки даних буде містити електронну таблицю?
  • Чи потрібні графіки?
  • Чи буде надрукована електронна таблиця?

Яка мета електронної таблиці?

Призначення електронної таблиці визначає розташування даних, оскільки найважливіша інформація повинна бути видимою і легкодоступною. Якщо ваші дані потребують обчислень, обчислення визначають, які формули та функції потрібні та де формули потрібно вводити.

Скільки даних збереже електронна таблиця?

Кількість даних, яку буде містити електронна таблиця, і кількість доданих до неї пізніше визначає кількість робочих таблиць, які знадобляться для робочої книги.

Ось кілька порад:

  • Не розповсюджуйте свої дані занадто багато. Коли дані містяться в декількох робочих аркушах, конкретну інформацію може бути важко знайти. Крім того, розрахунки, що охоплюють кілька робочих таблиць або робочих книжок, впливають на ефективність Excel.
  • Для великих робочих аркушів відображайте значні підсумки стовпців над заголовками стовпців, а не внизу робочого аркуша, щоб швидко знаходити підсумкову інформацію.

Чи потрібні діаграми?

Якщо всі або частина даних будуть використані у діаграмі чи діаграмах, це може вплинути на макет інформації.

Дотримуйтесь цих найкращих практик, використовуючи схеми:

  • Залежно від типу діаграми, дані, можливо, доведеться групувати по-різному. Наприклад, створіть область підсумків для пирогів.
  • Для великих електронних таблиць перемістіть діаграми на окремі сторінки, щоб робочі таблиці не були переповнені даними та зображеннями.

Чи буде надруковано електронну таблицю?

Як ви впорядковуєте дані, залежить від того, як вони будуть надруковані. Чи будуть надруковані всі дані або лише деякі дані? Чи будуть надруковані дані у портретному чи ландшафтному макеті?

Друкуючи робочі аркуші, пам’ятайте про ці поради:

  • Якщо аркуш друкується за допомогою портретного перегляду на папері розміром 8,5 "х 11", розмістіть більшість даних рядками під кількома стовпцями. Таким чином заголовки видно на одному аркуші.
  • Якщо аркуш друкується на декількох аркушах, надрукуйте заголовки стовпців у верхній частині кожної сторінки. Заголовки стовпців забезпечують огляд даних та роблять дані більш доступними та зручними для читання.
  • Якщо друкується кілька стовпців даних, використовуйте макет ландшафту, щоб зберегти всі заголовки на одній сторінці. Знову ж таки, якщо потрібно кілька аркушів, надрукуйте заголовки стовпців у верхній частині кожної сторінки.
  • Якщо робочий аркуш містить графіки, перемістіть діаграми на окремий аркуш перед друком робочої книги.

Не залишайте порожні рядки чи стовпці під час введення пов’язаних даних

Порожні рядки або стовпці в таблицях даних або пов’язані з ними діапазони даних ускладнюють правильне використання декількох функцій Excel, таких як діаграми, зведені таблиці та конкретні функції.

Навіть порожні комірки в рядку або стовпці, що містять дані, можуть спричинити проблеми, як показано на зображенні нижче.

Відсутність порожніх пробілів допомагає Excel виявляти та вибирати пов’язані дані при використанні ряду функцій, таких як сортування, фільтрування або AutoSum.

Якщо ви хочете розбити дані, щоб полегшити їх читання, використовуйте заголовки та форматування заголовків та міток. Використовуйте візуальні підказки, такі як жирний текст, лінії та колір комірки, щоб розділити та виділити дані.

Дотримуйтесь цих порад під час роботи з даними у рядках та стовпцях:

  • Розташуйте описовий заголовок у верхній частині першого стовпця таблиці з даними під ним.
  • Якщо є декілька рядів даних, перерахуйте їх один за одним у стовпцях (зліва направо) із заголовком для кожної серії даних у верхній частині.

Тримайте непов'язані дані окремо

Хоча збереження пов'язаних даних разом є важливим, також корисно відокремити неспоріднені діапазони даних. Залиште порожні стовпці або рядки між різними діапазонами даних або іншими даними на робочому аркуші, щоб Excel обрав правильні пов'язані діапазони або таблиці даних.

Зберігайте часто

Важливість часто зберігати свою роботу не можна завищувати або заявляти занадто часто. Якщо ви використовуєте веб-електронну таблицю, таку як Google Sheets або Excel Online, економія не є проблемою. У цих програмах немає можливості збереження. Натомість електронні таблиці автоматично зберігаються у вашому хмарному обліковому записі за допомогою функції Автозбереження.

У програмах електронних таблиць на робочому столі збережіть свою роботу після двох-трьох змін. Наприклад, збережіть після додавання даних, форматованих заголовків стовпців або введення формули. Як мінімум, зберігайте свою роботу кожні дві-три хвилини.

Незважаючи на те, що стабільність комп'ютерів та комп'ютерного програмного забезпечення з часом різко покращилася, програмне забезпечення все одно виходить з ладу, трапляються збої в електроенергії, а інші люди іноді перетинають ваш шнур живлення та витягують його з розетки. А коли трапляються аварії, втрата даних збільшує ваше навантаження під час реконструкції того, що ви вже зробили.

У Excel є функція автозбереження, яка, як правило, працює дуже добре, але не варто повністю покладатися на неї. Увійдіть у звичку захищати свої дані частими збереженнями.

Ярлик до збереження

Вам не потрібно переміщувати мишу на стрічку та клацати піктограми, щоб зберегти свою роботу. Натомість увійдіть у звичку економити за допомогою комбінації комбінацій клавіш. Коли ви хочете зберегти робочий аркуш, натисніть Ctrl + S.

Збережіть у двох місцях

Також важливо зберегти свої дані в двох різних місцях. Друге місце - це резервне копіювання. Найкращим є резервне копіювання, яке знаходиться в іншому фізичному місці від оригіналу.

Зберігаючи резервну копію робочих книг, врахуйте збереження файлів у своєму хмарному обліковому записі. Коли робочі книжки зберігаються на вашому комп’ютері та в хмарі, ви не тільки матимете резервну копію в хмарі, але хмара розроблена із надмірними резервними копіями, тобто ваші дані зберігаються на декількох серверах.

Хмарні резервні копії

Знову ж таки, створення резервної копії не повинно бути трудомістким завданням.

Якщо безпека не є проблемою, наприклад, якщо робочий аркуш є списком ваших DVD-дисків, можливо, достатньо надіслати копію електронною поштою. Якщо безпека викликає проблеми, хмарне зберігання - це варіант.

Що стосується електронних електронних таблиць, власники програми створюють резервні копії своїх серверів, і це включає всі дані користувачів. Але для безпечності завантажте копію файлу на свій комп’ютер.

Не використовуйте числа як заголовки стовпців і не включайте одиниці в дані

Використовуйте заголовки у верхній частині стовпців та на початку рядків для ідентифікації своїх даних, заголовки спрощують операції, такі як сортування. Але не використовуйте номери, такі як 2012, 2013 тощо, як заголовки.

Як показано на зображенні вище, заголовки стовпців та рядків, які є цифрами, можуть ненавмисно включатись у обчислення. Якщо ваші формули містять функції, які автоматично вибирають діапазон даних для аргументу функції, наприклад AutoSum, числа в заголовках стовпців спричинить проблему.

Зазвичай такі функції, до яких належать також AutoMax та AutoAverage, спочатку шукають стовпці чисел, а потім шукають ліворуч ряд рядків. Будь-які заголовки, що є цифрами, будуть включені у вибраний діапазон.

Числа, які використовуються як заголовки рядків, можуть бути помилково сприйняті як інший ряд даних, якщо вони вибрані як частина діапазону для діаграми, а не як мітки осей.

Відформатуйте номери у клітинках заголовка у вигляді тексту або створіть текстові мітки, попередньо перед кожним номером за допомогою апострофа ('), наприклад' 2012 та '2013. Апостроф не відображається в комірці, але він змінює число на текстові дані.

Зберігайте одиниці в заголовках

Не вводьте валюту, температуру, відстань чи інші одиниці в кожну клітинку з даними про номер. У цьому випадку є ймовірність, що Excel або Google Sheets переглянуть усі ваші дані як текст.

Натомість розмістіть одиниці в заголовках у верхній частині стовпця, щоб переконатися, що ці заголовки мають текстовий формат і не створюватимуть проблем.

Текст вліво, Числа вправо

Швидкий спосіб визначити, чи є у вас текстові чи цифрові дані - перевірити вирівнювання даних у комірці. За замовчуванням текстові дані вирівнюються ліворуч у Excel та Google Sheets, а числові дані вирівнюються праворуч у комірці.

Хоча це вирівнювання за замовчуванням може бути змінено, форматування слід застосовувати після введення всіх даних і формул. Вирівнювання за замовчуванням дає вам поняття, якщо дані правильно відформатовані на робочому аркуші.

Процентні та валютні символи

Найкраща практика для введення даних у робочий аркуш - це ввести звичайне число, а потім відформатувати комірок, щоб відобразити це число правильно, наприклад у відсотках або у вигляді валюти.

Excel та Google Sheets розпізнають відсоткові символи, які вводяться у комірку разом із числом. Ці програми також приймають символи звичайної валюти, такі як знак долара ($) або британський символ фунта (£), якщо ви вводите їх у комірку разом із даними про номер, але інші символи валюти, наприклад південноафриканський ренд (R) , трактується як текст.

Щоб уникнути можливих проблем, введіть суму, а потім відформатуйте комірку для валюти, а не вводите символ валюти.

Використовуйте посилання на клітинки та іменовані діапазони у формулах

Як посилання на комірки, так і іменовані діапазони можуть бути і повинні використовуватися у формулах, щоб зберегти формули та весь робочий аркуш без помилок та оновлених.

Посилання на комірки - це комбінація літери стовпця та номера рядка комірки, таких як A1, B23 та W987. Посилання на комірки визначають розташування даних на робочому аркуші.

Іменований діапазон або визначене ім'я схоже на посилання на клітинку тим, що воно використовується для ідентифікації комірки або діапазону комірок на робочому аркуші.

Довідкові дані у формулах

Формули використовуються в Excel для виконання обчислень, таких як додавання чи віднімання.

Якщо фактичні числа є у формулах, таких як:

= 5 + 3

Кожен раз, коли дані змінюються, ви повинні редагувати формулу. Отже, якщо нові числа 7 і 6, формула стає:

= 7 + 6

Крім того, якщо ви вводите дані в комірки на робочому аркуші, тоді використовуйте посилання на комірки або назви діапазонів у формулі, а не числа.

Якщо ви вводите число 5 у комірку А1, а 3 - у комірку А2, формула стає такою:

= A1 + A2

Щоб оновити дані, ви зміните вміст комірок A1 і A2, але збережете формулу такою, якою вона є. Excel автоматично оновлює результати формули.

Цей метод корисний, коли робочий аркуш містить складні формули і коли кілька формул посилаються на одні і ті ж дані. Потім ви будете змінювати дані лише в одному місці, яке, в свою чергу, оновлює формули, на які посилається.

Посилання на комірки та названі діапазони також роблять робочі таблиці безпечнішими, захищаючи формули від випадкових змін, залишаючи доступними зміни клітинок даних.

Наведіть на Дані

Ще одна особливість Excel та Google Sheets полягає в тому, що посилання на комірки або назви діапазонів можна вводити у формули за допомогою вказівки, що включає натискання на клітинку для введення посилання у формулу. Вказівка ​​зменшує ймовірність помилок, викликаних введенням неправильної посилання на клітинку або неправильним написанням імені діапазону.

Використовуйте іменовані діапазони для вибору даних

Надання області пов'язаних даних ім'я полегшує вибір даних, які будуть відсортовані або відфільтровані.

Якщо розмір області даних змінюється, відредагуйте названий діапазон за допомогою Менеджера імен.

Не залишайте клітини, що містять формули, розблокованими

Затративши стільки часу на правильність формул та використання правильних посилань на комірки, багато людей роблять помилку, залишаючи ці формули вразливими до випадкових чи ненавмисних змін.

Заблокуйте комірки, що містять ваші формули, якщо ви використовуєте посилання на комірки або названі діапазони. Якщо потрібно, захистіть клітинки паролем, щоб зберегти їх у безпеці.

Одночасно залиште розблокованими комірки, що містять дані, щоб користувачі могли вносити зміни та постійно оновлювати електронну таблицю.

Захист робочого аркуша чи робочої книги - це двоетапний процес:

  1. Переконайтесь, що правильні комірки заблоковані.
  2. Захистіть робочий аркуш, додавши пароль.

Сортуйте свої дані

Сортуйте свої дані після того, як ви закінчите їх вводити. Робота з невеликою кількістю несортованих даних в Excel або Google Sheets зазвичай не є проблемою, але в міру збільшення електронної таблиці стає важко працювати з ними.

Відсортовані дані легше зрозуміти та проаналізувати. Для деяких функцій та інструментів, таких як VLOOKUP та SUBTOTAL, потрібні відсортовані дані для повернення точних результатів.

Також сортуйте свої дані різними способами, щоб визначити тенденції, які спочатку не очевидні.

Виберіть дані для сортування

Excel повинен знати точний діапазон, який потрібно сортувати, та визначає області пов’язаних даних, якщо є:

  1. Немає порожніх рядків або стовпців у межах пов’язаних даних.
  2. Порожні рядки та стовпці між областями пов’язаних даних.

Excel також визначає, чи є в області даних імена полів, і виключає цей рядок із сортування.

Однак дозволити Excel вибирати діапазон для сортування може бути ризикованим, особливо при великих обсягах даних, які важко перевірити.

Використовуйте імена для вибору даних

Щоб вибрати правильні дані, перед початком сортування виділіть діапазон. Якщо ви плануєте повторно сортувати один і той же діапазон даних, найкращим підходом є надання йому імені.

Коли ви сортуєте іменований діапазон даних, введіть ім’я у поле Ім'я або виберіть його із пов’язаного списку, що спадає. Excel автоматично виділяє правильний діапазон даних на робочому аркуші.

Сортування прихованих рядків та стовпців

Excel не включає приховані рядки та стовпці даних при сортуванні, тому ці рядки та стовпці повинні бути розкритими, перш ніж відбуватись сортування. Наприклад, якщо рядок 7 прихований у діапазоні даних, які будуть відсортовані, він залишатиметься як рядок 7 і не буде переміщений у правильне місце у відсортованих даних.

Те саме стосується стовпців даних. Сортування за рядками включає в себе упорядкування стовпців даних, але якщо стовпець B прихований перед сортуванням, він залишатиметься стовпцем B після сортування.

Зберігати числа як числа

Перевірте, чи всі номери відформатовані як числа. Якщо результати не такі, як ви очікували, стовпець може містити числа, збережені як текст, а не як числа. Наприклад, негативні числа, імпортовані з деяких систем обліку, або число, введене з провідним апострофом ( ' ), зберігаються як текст.

Коли дані швидко сортуються за допомогою кнопки AZ або ZA , все може піти не так. Якщо в даних є порожній рядок або порожні стовпці, деякі дані будуть сортуватися, а деякі - ні. Найпростіший спосіб переконатися, що ви вибрали правильний діапазон даних перед сортуванням - це дати йому ім’я.

Якщо вибрано одну клітинку, Excel розширює виділення до діапазону (подібно до натискання клавіш Ctrl + Shift + 8 ), обмеженого одним або кількома порожніми стовпцями та рядками. Потім він вивчає перший рядок у вибраному діапазоні, щоб визначити, чи містить він інформацію заголовка чи ні.

Заголовки стовпців повинні відповідати суворим рекомендаціям, перш ніж Excel визнає це заголовком. Наприклад, якщо в рядку заголовка є порожні комірки, Excel може подумати, що це не заголовок. Так само, якщо заголовок рядка відформатований так само, як і інші рядки в діапазоні даних, то Excel може не розпізнавати заголовок. Крім того, якщо таблиця даних складається з тексту, а рядок заголовка не містить нічого, крім тексту, Excel не розпізнає рядок заголовка; рядок заголовка виглядає як інший рядок даних у Excel.

Excel сортує лише після вибору діапазону, і Excel визначає, чи є рядок заголовка. Результати сортування залежать від того, отримав Excel і вибір діапазону, і правильне визначення рядка заголовка. Наприклад, якщо Excel не вважає, що існує рядок заголовка, то заголовок сортується в тіло даних.

Щоб переконатися, що діапазон даних правильно розпізнано, скористайтеся ярликом Ctrl + Shift + 8, щоб побачити, що вибирає Excel. Якщо це не відповідає вашим очікуванням, то або змініть характер даних у вашій таблиці, або виберіть діапазон даних перед використанням діалогового вікна Сортування .

Щоб переконатися, що заголовки розпізнані правильно, скористайтеся ярликом Ctrl + Shift + 8, щоб вибрати діапазон даних, а потім подивіться на перший рядок. Якщо у заголовку є порожні клітинки серед вибраних у першому рядку, перший рядок форматується так само, як і другий рядок, або ви вибрали більше одного рядка заголовка, то Excel припускає, що немає рядка заголовка. Щоб виправити це, введіть зміни в рядку заголовка, щоб переконатися, що Excel їх розпізнає.

Якщо у вашій таблиці даних використовуються багаторядкові заголовки, можливо, Excel їх важко розпізнає. Проблема ускладнюється, коли ви очікуєте, що Excel включить порожні рядки до цього заголовка; він не може зробити це автоматично. Однак ви можете вибрати рядки для сортування перед тим, як робити сортування. Іншими словами, будьте конкретні в тому, що ви хочете сортувати в Excel; не дозволяйте Excel робити припущення для вас.

Зберігати дати та часи як текст

Якщо результати сортування за датою не виходять так, як очікувалося, дані в стовпці, що містить ключ сортування, можуть містити дати або часи, що зберігаються як текстові дані, а не як цифри (дати та час - форматовані дані чисел).

На зображенні вище запис на А. Петерсон опинився внизу списку, коли, виходячи з дати запозичення 5 листопада 2014 року, він повинен бути вище, ніж для А. Вілсона, який також має дату запозичення 5 листопада. Причиною несподіваних результатів є що дата запозичення А. Петерсона зберігається як текст, а не як число.

Змішані дані та швидкі сортування

Використовуючи метод швидкого сортування із записами, що містять текстові та числові дані, Excel сортує номер та текстові дані окремо, розміщуючи записи із текстовими даними внизу відсортованого списку.

Excel також може включати заголовки стовпців у результати сортування, інтерпретуючи їх як лише інший рядок текстових даних, а не як назви полів для таблиці даних.

Сортування попереджень

Під час використання діалогового вікна Сортування, навіть для сортування в одному стовпчику, Excel може відображати попередження про те, що він зіткнувся з даними, збереженими у вигляді тексту, і дає такі параметри:

  • Сортуйте все, що схоже на число, як число.
  • Сортуйте числа та числа, що зберігаються як текст окремо.

Перший варіант розміщує текстові дані у правильному розташуванні результатів сортування. Другий варіант розміщує записи, що містять текстові дані, внизу результатів сортування так само, як це робиться з швидкими сортуваннями.