Створення та використання шаблонів електронної пошти в Outlook

Створіть шаблон в Outlook, щоб надсилати один і той самий електронний лист

Коли ви часто надсилаєте дуже схожі електронні листи, збережіть одне з цих повідомлень як шаблон повідомлення спочатку в Outlook. Потім замість того, щоб створювати електронну пошту з нуля, почніть із шаблону та налаштуйте його, щоб відповідати вашому одержувачу електронної пошти. Ви заощадите час і станете більш ефективними при виконанні завдань електронної пошти.

Інструкції в цій статті стосуються Outlook 2019, 2016, 2013, 2010, 2007; та Outlook для Office 365.

Створіть шаблон електронної пошти (для нових повідомлень) в Outlook

Щоб зберегти повідомлення як шаблон у Outlook:

  1. Створіть нове електронне повідомлення. Виберіть Домашня сторінка > Нова електронна пошта . Або натисніть Ctrl + N.

  2. Введіть Тему, якщо ви хочете використовувати її для шаблону повідомлення.

    Ви можете зберегти шаблон електронної пошти без теми за замовчуванням у Outlook.

  3. Введіть текст, зображення та інші елементи, які потрібно відобразити в шаблоні повідомлень електронної пошти.

    Видаліть підписи, якщо ви налаштували Outlook для автоматичного додавання підпису під час створення нового повідомлення.

  4. Після налаштування шаблону електронної пошти виберіть « Файл» > « Зберегти як» . У Outlook 2007 виберіть Кнопка Office > Зберегти як .

  5. Введіть ім'я файлу.

  6. Виберіть стрілку спадного меню Зберегти як тип та виберіть Шаблон Outlook (* .oft) . У Outlook 2007 виберіть стрілку спадання Зберегти як тип та виберіть Шаблон Outlook .

  7. Виберіть Зберегти .

  8. Закрийте оригінальний електронний лист.

Створення електронного листа за допомогою шаблону в Outlook

Щоб написати нове повідомлення (див. Відповіді див. Нижче), використовуючи шаблон повідомлення в Outlook:

  1. Перейдіть додому та виберіть Нові елементи > Більше предметів > Виберіть форму . У Outlook 2007 виберіть Інструменти > Форми > Виберіть форму .

  2. У діалоговому вікні " Вибір форми " виберіть стрілку " Вигляд у спадному меню" та виберіть " Шаблони користувачів" у файловій системі .

  3. Виберіть шаблон, який ви хочете використовувати.

  4. Виберіть Відкрити .

Створіть простий шаблон електронної пошти для швидких відповідей у ​​Outlook

Щоб налаштувати шаблон для відповідей в Outlook:

  1. Перейдіть на вкладку Домашня сторінка .

  2. У групі Швидкі кроки виберіть Створити нове .

  3. У текстове поле Ім'я введіть описову назву шаблону відповіді.

  4. Виберіть стрілку " Вибрати дію" .

  5. У розділі Відповісти виберіть Відповісти .

    Щоб налаштувати простий шаблон для нових повідомлень, що містять одержувача за замовчуванням, виберіть Нове повідомлення .

  6. Виберіть Показати параметри .

  7. У текстовому полі «Текст» введіть повідомлення для своєї відповіді. Включіть підпис.

  8. Виберіть стрілку спадності Важливість та виберіть Звичайне, щоб відповідь вийшла у звичайному значенні незалежно від рівня оригінального повідомлення.

  9. За бажанням встановіть прапорець Автоматично надсилати через 1 хвилину затримки . Повідомлення автоматично переходить у папку "Вихідні" та залишається у папці "Вихідні" протягом 1 хвилини. За цей час ви можете її видалити або внести зміни.

  10. Щоб додати подальші дії, виберіть Додати дію . Наприклад, додайте дію для переміщення оригінального повідомлення у папку архіву або додайте дію, щоб класифікувати його за кольором, щоб ідентифікувати повідомлення, які отримали відповідь на екрані.

  11. Щоб додати комбінацію клавіш для дії, виберіть стрілку вниз для клавіші швидкого доступу та виберіть ярлик.

  12. Виберіть Зберегти . У програмі Outlook 2019 виберіть « Готово» .

Відповідь на швидкий електронний лист, використовуючи шаблон швидкого відповіді в Outlook

Щоб надіслати відповідь заздалегідь визначеним шаблоном Quick Step:

  1. Виберіть повідомлення, на яке ви хочете відповісти. Або відкрийте повідомлення на панелі читання або в окремому вікні.

  2. Якщо повідомлення відображається на панелі читання, перейдіть на вкладку « Головна ». Якщо повідомлення з’являється в окремому вікні, перейдіть на вкладку Повідомлення .

  3. У групі Швидкі кроки виберіть швидкий крок шаблону відповіді. Якщо ви визначили комбінацію клавіш для дії, натисніть відповідні клавіші клавіатури.

  4. Внесіть зміни до електронної пошти за потребою та виберіть Надіслати .