6 способів запобігти втраті даних у програмі для обробки тексту

Хоча втрата даних впливає на всіх, хто користується комп’ютером, це особливо проблематично для тих, хто використовує програмне забезпечення для обробки тексту. Втрата важливих документів, на які ви витратили стільки часу на створення, - неприємно - особливо якщо ви, як і більшість користувачів, які створюють документи безпосередньо на комп’ютері і не мають переваги від рукописної копії. Питань та казок про горе, як відновити втрачені файли, є на форумах в Інтернеті та бомбардують відділи технічної підтримки. Єдиний надійний спосіб відновити втрачені файли - це відновити їх із резервної копії. Ось чому система для запобігання втрати даних в першу чергу настільки важлива. Ось п’ять способів зберегти ваші текстові текстові документи в безпеці.

Ніколи не зберігайте документи на тому ж диску, що і ваша операційна система

Хоча більшість текстових процесорів зберігатимуть ваші файли у папці Мої документи , це найгірше місце для них. Незалежно від вірусного чи програмного забезпечення, більшість комп'ютерних проблем впливають на операційну систему, і часто єдиним рішенням є переформатування накопичувача та перевстановлення операційної системи. У такому випадку все на диску буде втрачено.

Встановлення другого жорсткого диска на комп’ютер є відносно недорогим способом вирішити цю проблему. Другий внутрішній жорсткий диск не вплине, якщо операційна система пошкоджена, і навіть її можна встановити на іншому комп'ютері, якщо вам потрібно придбати новий; крім того, ви будете здивовані тим, наскільки легко їх налаштувати. Якщо ви скептично ставитесь до встановлення другого внутрішнього накопичувача, зовнішній жорсткий диск - відмінний варіант. Зовнішній накопичувач можна підключити до будь-якого комп'ютера в будь-який час, просто підключивши його до порту USB або Firewire. Багато зовнішніх накопичувачів також мають додаткову перевагу резервного копіювання одним дотиком та / або плановим режимом; ви просто вказуєте папки та графік, а програмне забезпечення піклується про інше.

Регулярно створюйте резервні копії файлів, не важливо, де вони зберігаються

Просто недостатньо збереження файлів у іншому місці, ніж ваша операційна система; вам потрібно створити регулярні резервні копії своїх файлів. І давайте визнаймося: навіть ваша резервна копія може зазнати помилок: DVD-файли подряпаються, а жорсткі диски зламаються. Має сенс збільшити шанси на можливість отримання файлу, маючи другу резервну копію цього файлу; якщо дані справді важливі, ви можете навіть подумати про збереження резервної копії у вогнестійкому сховищі.

Остерігайтеся вкладень електронної пошти

Навіть якщо ви впевнені, що вони не містять вірусів, вкладення електронної пошти можуть призвести до втрати даних. Подумайте про це: якщо на диску ви отримаєте документ з таким же ім’ям, як і один, і програмне забезпечення електронної пошти налаштовано на збереження вкладених файлів у тому самому місці, ви ризикуєте перезаписати вже наявний файл. Це часто трапляється, коли ви працюєте над документом і колеги надсилають оновлення електронною поштою. Отже, переконайтеся, що ви встановили програму електронної пошти для збереження вкладень в унікальному місці або, заборонивши це, продумайте двічі, перш ніж зберігати вкладення електронної пошти на жорсткому диску.

Остерігайтеся помилок користувача

Ми не любимо цього визнавати, але ми часто розробляємо власні проблеми. Скористайтеся захисними програмами, включеними у ваш текстовий процесор, такими як функції версій та відстежувані зміни. Поширений спосіб, коли користувачі втрачають дані, - це коли вони редагують документ і випадково видаляють частини. Після збереження документа частини, які змінюються або видаляються, втрачаються, якщо ви не включили функції, які зберігатимуть зміни.

Якщо ви не хочете возитися з розширеними функціями, перед тим, як розпочати роботу, збережіть файл під іншим іменем, натисніть клавішу F12 . Це не так організовано, як деякі інші методи, але, тим не менш, це корисна хитрість.

Ідіть до Хмари

Зберігання файлів та їх резервного копіювання у хмарі - це означає віддалений сервер - стає все більш поширеним явищем. Він пропонує безліч переваг, таких як великі місця для простору, простота користування, доступ з будь-якого місця та будь-якого пристрою, яким ви користуєтесь, та надійність. Служби зберігання в хмарі створюють резервні копії власних серверів, тож існує подвійний рівень захисту файлів, що зберігаються таким чином. З цієї причини хмарне зберігання все більше є найкращим варіантом для більшості людей.

Є кілька основних безкоштовних варіантів:

  • Google Drive пропонує 15 Гб з кожним обліковим записом Google.
  • Користувачі Mac отримують 5 Гб за допомогою iCloud, який вбудований у кожен пристрій Apple.
  • Microsoft надає 5BG місця з OneDrive, який постачається з обліковими записами Office 365 та XBox.

Якщо у вас є більше ніж для зберігання, вищезгадані послуги пропонують платні варіанти, як це роблять численні інші хмарні сховища

Зберігайте копії своїх документів

Це не елегантно, і це не завадить вам знову вводити та форматувати документ, але зберігання друкованої копії важливого документа принаймні забезпечить вміст файлу - і це краще, ніж взагалі нічого не мати.