15 Необов'язкові представлення Microsoft Office, які ви могли б використовувати

Чи знаєте ви, що Microsoft Office виходить за рамки стандартного перегляду за замовчуванням, також відомий як перегляд макета сторінки або перегляд макета друку? Використання цих додаткових панелей може зробити інструменти пошуку в Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote та інших програмах більш керованими.

Додаткові функції доступні в додаткових вікнах або панелях, які ви ще не використовуєте.

Зауважте, що більшість із наведеного нижче стосується версій для настільних ПК, а не більш спрощених мобільних або веб-версій цих програм.

Створюйте посилання, структуру та стиль за допомогою панелі навігації в Microsoft Office

Панель навігаційних завдань у Word 13.

Сінді Грігг / Скріншот

Панель навігації в Microsoft Office надає вам документ із пташиного польоту, що полегшує навігацію по розділах, заголовках або сторінках у Word, PowerPoint та Publisher.

Щоб активувати панель навігації в Word, спробуйте комбінацію клавіш Ctrl - F або виберіть Переглянути, а потім позначте пункт Панель навігації у групі Показати.

Ця панель зазвичай спливає ліворуч на екрані, хоча ви можете приєднати її в іншому місці, перетягуючи та опускаючи. Більшість панелей цього слайд-шоу дозволяють робити те саме, якщо вони не відображаються автоматично, наприклад, панель навігації в PowerPoint або Access.

Зробити простір публікацій простішим за допомогою панелі вибору

Панель вибору в PowerPoint 2013.

Сінді Грігг / Скріншот

На панелі вибору в програмах Microsoft Office перелічені об'єкти, такі як зображення, графіки та таблиці в Word, Excel та PowerPoint.

Щоб показати область вибору, спробуйте вибрати Домашня сторінка - Виберіть (Група редагування) - Панель вибору.

Ця панель зазвичай спливає в правій частині екрана і показує об'єкти під час прокрутки сторінки за сторінкою або в PowerPoint, ковзаючи за слайдом. Якщо ви не бачите перелічених об’єктів, але знаєте, що вони містяться у вашому документі, прокрутіть униз, поки вони не заповнять область вибору.

Співпрацюйте швидше за допомогою області перегляду

Перегляд панелі в Word 2013.

Сінді Грігг / Скріншот

Щоб показати область вибору, спробуйте Home - Виберіть (Група редагування) - Панель перегляду.

Ця панель зазвичай з'являється в лівій частині екрана і показує показники змін, редагувань та коментарів.

Ця інформація може допомогти вам працювати з іншими над одним документом.

Перегляд режиму читання

Режим читання в Microsoft 2013.

Сінді Грігг / Скріншот

Панелі читання можуть зняти всі відволікання панелей інструментів, щоб ви могли зосередитись на повідомленні перед вами. Цей досвід читання на екрані також може містити кольори, які можуть відчувати себе краще на наших очах.

Візьміть під себе контроль над документами за кулісами

Перегляд за лаштунками в Microsoft PowerPoint 2013.

Сінді Грігг / Скріншот

Мало використовувані інструменти розширюються в Backstage View, знайденому в багатьох програмах Microsoft Office. Ви, ймовірно, вже використовуєте це для збереження або збереження як, але перегляньте інші параметри, які дозволяють вам контролювати обмін документами тощо.

В Office 2013 та пізніших версіях виберіть Файл - Інформація .

Тут ви знайдете інструменти для доопрацювання документа, такі як Зберегти, Друкувати, Експортувати тощо.

Ознайомтеся з документами на високому рівні з видом контуру

Контурний вигляд у Microsoft PowerPoint 2013.

Сінді Грігг / Скріншот

Іноді може бути корисним перегляд на високому рівні структури вашого документа.

Документи Microsoft Office найкраще організовуються за допомогою систем заголовків та стилів.

Для відображення на карті, як вони застосовані до всього вмісту, ви можете використовувати Outline View у деяких програмах Office.

Перевірте читання документа в Інтернеті за допомогою перегляду веб-макетів

Веб-макет в Microsoft Word 2013.

Сінді Грігг / Скріншот

Якщо ви використовуєте Word для створення веб-документів, можливо, ви захочете створити або відредагувати документ у перегляді веб-макета.

Це може допомогти вам вирішити проблеми з читанням тощо.

Виберіть Перегляд - Перегляд веб-макета .

Зробіть друк електронних таблиць простішими за допомогою попереднього перегляду сторінки

Попередній перегляд сторінки в Microsoft Excel 2013.

Сінді Грігг / Скріншот

Ви, напевно, вже знаєте про різні параметри друку, коли друкуєте електронну таблицю в Microsoft Excel, і про те, як вона може бути складною.

Чи знаєте ви, що за допомогою попереднього перегляду сторінки можна допомогти планувати друк та доопрацювання іншого документа, побачивши, де все вміщується на кількох сторінках?

Вам може бути вигідним створення та редагування електронних таблиць у цьому поданні.

Підвищення продуктивності за допомогою переглядів у Microsoft Outlook: Папка, завдання та інше

Перегляди в Microsoft Outlook.

Сінді Грігг / Скріншот

У Outlook ви можете дотримуватися стандартних подань для роботи з повідомленнями електронної пошти, завданнями та календарями.

Але у вас є досить багато інших варіантів перегляду, таких як «Папка папок», «Панель завдань», «Попередній перегляд повідомлень», «Параметри перегляду» тощо.

Ви також можете відображати Бесіди та використовувати Панель людей.

Знайдіть ці параметри в розділі Перегляд, пункт меню, який ви, можливо, не помітили!

Використовуйте слайд-шоу, сортування слайдів та перегляд приміток

Перегляд сортування слайдів у Microsoft PowerPoint.

Сінді Грігг / Скріншот

Microsoft PowerPoint пропонує деякі представлення даних, які спеціалізуються на створенні слайд-шоу, зокрема перегляд слайд-шоу, перегляд сортування слайдів та перегляд приміток.

Показ слайд-шоу відображає слайд на повноекранному екрані, щоб показати, як він буде виглядати під час відтворення на комп’ютері чи екрані презентації. Натисніть F5 - Слайд-шоу - від початку (або скористайтеся піктограмою екрана презентації в нижній правій частині екрана).

Перегляд сортування слайдів прекрасний тим, що на ньому показані невеликі ескізи всіх ваших слайдів, що дозволяє переміщувати або розгортати їх. Це чудово для створення загального згуртованого дизайну або просто пошуку слайдів.

Примітки "Перегляд приміток" в Microsoft PowerPoint дозволяє переглядати нотатки презентаторів, які супроводжуються кожним слайдом.

Робіть замітки, перебуваючи в інших програмах із доком на робочий стіл для Microsoft OneNote

Док-станція до робочого столу в Microsoft OneNote.

Сінді Грігг / Скріншот

Док-станція для робочого столу для загальної зручності в OneNote, але також полегшує отримання пов'язаних приміток.

Ця панель може приєднатися не тільки до робочого столу, але й до інших вікон програм Microsoft, як показано на екрані в Microsoft Word.

Створіть стиль та порядок у програмах Microsoft Office за допомогою головних представлень

Слайд-майстер-перегляд у Microsoft PowerPoint 2013.

Сінді Грігг / Скріншот

У багатьох програмах Office Master View дозволяє створити основний дизайн, на якому будуть базуватися сторінки або слайди.

Це може полегшити дублювання зусиль із проектування та підтримувати впорядкованість та послідовність.

Наприклад, у PowerPoint знайдіть це на вкладці Вид.

Використовуйте правильні лінії, сітки та посібники з вирівнювання до польських офісних документів

Лінійні лінії в Microsoft OneNote.

Сінді Грігг / Скріншот

Документи Microsoft Office зазвичай мають білий екран, і це чудово підходить для багатьох проектів.

Але у багатьох програмах ви можете додавати лінійні лінії, лінії сітки та напрямні вирівнювання через параметри галочок у розділі Перегляд.

Розгорніть інтерфейси Microsoft Office, використовуючи кілька вікон або моніторів

Поруч з Windows в Microsoft Excel.

Сінді Грігг / Скріншот

Якщо ви працюєте в Office цілий день, ви знаєте, як це може роздратувати, намагаючись розмістити більше одного документа на екрані, щоб ви могли порівнювати або працювати між ними.

Кілька вікон перегляду та використання декількох моніторів можуть розширити нерухомість екрана вашого комп'ютера.

Використовуйте розширені параметри відображення в Microsoft Office, щоб налаштувати свій досвід

Розширені параметри відображення в Microsoft Office.

Сінді Грігг / Скріншот

Також Додаткові параметри відображення доступні в області Додаткові параметри різних програм Microsoft Office.

Виберіть Файл - Параметри - Додатково - Дисплей. Ви можете додатково налаштувати свій досвід завдяки цим налаштуванням, тому погляньте!