Як використовувати категорії контактів як списки розповсюдження в Outlook

Альтернатива групам та спискам розповсюдження

Списки розповсюдження Outlook зручні для швидкого надсилання електронної пошти групі людей. Один із способів створити гнучкий список розповсюдження електронної пошти - класифікувати контакти за допомогою злиття пошти Outlook. Outlook призначає вашим контактам будь-яку кількість категорій. Потім сортуйте свою адресну книгу за категоріями, щоб створити універсальний список розповсюдження.

Інструкції в цій статті стосуються Outlook 2019, 2016, 2013, 2010, 2007; та Outlook для Office 365.

Використовуйте категорії контактів як списки розповсюдження в Outlook

Щоб створити список розповсюдження чи розсилки з категоріями в Outlook 2019, 2016, 2013 та 2010:

  1. У програмі Outlook виберіть Люди . Або натисніть Ctrl + 3 .

  2. Виділіть контакти, які потрібно додати до списку розповсюдження. Щоб виділити кілька суміжних записів, натисніть Ctrl та виберіть контакти. Щоб вибрати діапазон, натисніть Shift , потім виберіть перший і останній контакт у діапазоні.

    Щоб додати людей, які не перебувають у ваших контактах Outlook, натисніть Ctrl + N, щоб створити новий контакт.

  3. Перейдіть на вкладку Домашня сторінка .

  4. У групі Теги виберіть категоризацію .

  5. Виберіть Усі категорії .

  6. У діалоговому вікні Категорії кольорів виберіть Нове .

  7. У діалоговому вікні Додати нову категорію введіть назву списку розповсюдження.

  8. Виберіть стрілку спаду Колір і виберіть Немає або призначте колір.

  9. Виберіть ОК .

  10. У діалоговому вікні Категорії кольорів перевірте, чи обрана нова категорія.

  11. Виберіть ОК .

Додайте членів до списку розповсюдження

Щоб додати нових членів до списку розповсюдження будь-коли:

  1. Ідіть до людей .

  2. Виділіть контакти, які потрібно додати до списку.

  3. Перейдіть на вкладку Домашня сторінка .

  4. У групі Теги виберіть категоризацію .

  5. Виберіть категорію списку.

  6. Якщо категорія не відображається в меню, виберіть Усі категорії, установіть прапорець категорії списку, а потім встановіть ОК .

Надішліть повідомлення до Вашого списку розповсюдження категорій

Щоб скласти нове повідомлення або запит на зустріч для всіх членів списку розповсюдження категорій:

  1. Ідіть до людей .

  2. Виберіть Пошук контактів або натисніть Ctrl + E.

  3. Перейдіть на вкладку Пошук .

  4. У групі Уточнити виберіть Категоризовано .

  5. Виберіть потрібну категорію.

  6. Перейдіть на вкладку Домашня сторінка .

  7. У групі Дії виберіть Злиття пошти .

  8. У діалоговому вікні " Об’єднання пошти " виберіть Усі контакти в поточному вікні .

  9. Виберіть стрілку спадного типу Документ та виберіть Листи форми.

  10. Виберіть стрілку " Злиття в" та виберіть " Електронна пошта" .

  11. У текстовому полі рядка Тема повідомлення введіть тему електронної пошти.

  12. Виберіть ОК .

  13. Складіть текст електронної пошти в Word. Перейдіть на вкладку " Розсилка" , щоб скористатися інструментами групи " Написати та вставити поля ", щоб налаштувати привітання для кожного одержувача та вставити інші поля адресної книги. Виберіть Результати попереднього перегляду, щоб переглянути поля та правила в електронній пошті для кожного одержувача.

  14. Виберіть « Готово та об’єднати» > « Надіслати повідомлення електронною поштою» .

  15. У діалоговому вікні " Злиття з електронною поштою " виберіть стрілку "Випадаюче" та виберіть " Електронна пошта" .

  16. Виберіть стрілку спадного формату Формат пошти та виберіть Звичайний текст або HTML .

  17. У розділі Надіслати записи виберіть Усі .

  18. Виберіть ОК .

  19. Якщо буде запропоновано, виберіть Дозволити .

Використовуйте категорії контактів як списки розповсюдження в Outlook 2007

Щоб створити список розповсюдження чи розсилки з категоріями в Outlook 2007:

  1. Перейдіть до контактів .

  2. Виділіть контакти, які ви хочете додати до свого нового списку розповсюдження.

    Щоб пізніше додати нових членів, призначайте їх до відповідної категорії окремо.

  3. Виберіть кнопку Панель інструментів категоризації. Або виберіть в меню " Дії" > " Класифікувати ".

  4. Виберіть Усі категорії .

  5. Виберіть Нове .

  6. Введіть назву для списку розповсюдження.

  7. Виберіть стрілку спаду Колір і виберіть Ні .

  8. Виберіть ОК .

  9. Переконайтеся, що нову категорію встановлено, і виберіть Добре .

Надішліть повідомлення до списку розповсюдження категорій у Outlook 2007

Щоб скласти нове повідомлення або запит на зустріч для всіх членів списку розповсюдження категорій:

  1. Перейдіть до контактів .

  2. Виберіть Перегляд > Поточний вигляд > За категорією .

  3. Виберіть потрібну категорію списку.

  4. Виберіть Дії > Створити > Нове повідомлення для контакту або Дії > Створити > Запит на зустріч до нової зустрічі .

  5. Виберіть ОК, якщо Outlook повідомляє вас про те, що ваша дія застосовуватиметься до всіх елементів групи.

  6. Виберіть поле Кому або поле Копія . Для списку повідомлень розгляньте можливість додавання адрес у поле Bcc, щоб уникнути розкриття адреси кожного контакту.

    Якщо контакт має декілька електронних адрес, Outlook додає кожну адресу. Видаліть непотрібні адреси, щоб уникнути надсилання повторного електронного листа своєму контакту.

  7. У полі Ко введіть свою електронну адресу.

  8. Складіть повідомлення або запит на зустріч.

  9. Надіслати повідомлення.